Gemeenten

Inleiding

Momenteel is het NTAC in samenwerking met zusterorganisatie MAAZ b.v. (Management Aankopen en Aanbestedingen in de Zorg) volop in beweging gemeenten te ondersteunen in Europese aanbestedingen.

Onderliggend aan eerder genoemd bruikleenmodel en rolstoelpool bestaat er een unieke deskundigheid op het gebied van de inkoop- en aankoopprocessen (beheerssystemen). In de loop der jaren zijn deze processen steeds verder geprofessionaliseerd.

Het NTAC is voor gemeenten een betrouwbare en deskundige partner bij begeleiding en uitvoering van haar inkoopprocessen. Sleutel hierbij is onze brede inhoudelijk kennis van hulpmiddelen, hulpmiddelenmarkt, zorgverzekeraars en zorgkantoren. Bovendien beschikt het NTAC over deskundige adviseurs (technisch adviseurs en ergotherapeuten) die jarenlang binnen zorg (gerelateerde) instellingen en organisaties (w.o. leveranciers van hulpmiddelen, Wmo voorheen Wvg, CIZ) werkzaam zijn geweest.

Hulpmiddelentechnisch advies

Beoordelingsadvies
Het NTAC kan voor gemeenten in het kader van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), de aanvraag voor een voorziening of dienst beoordelen. Tevens kan het NTAC, zoals reeds sprake is bij zorgverzekeraars en zorgkantoren, beoordelen of een levering c.q vervanging noodzakelijk dan wel onnodig kostbaar is.
Beleidsmatig advies
Beleidsinhoudelijk kan het NTAC gemeenten adviseren over de wijze waarop zij hun voordeel kunnen behalen met betrekking tot het beoordelen en verstrekken van voorzieningen, alsmede de (extra) besparingen en kortere doorlooptijd.
Prijscontrole
Het NTAC kan prijsopgaven en nota’s controleren. Indien de prijsstelling onjuist is kan vanuit het NTAC desbetreffend bedrijf benaderd worden om een nieuwe gecorrigeerde prijsopgave op te stellen.
Materiële- en kwaliteitscontroles
Naast het beoordelen van aanvragen kan het NTAC materiële controles uitvoeren op afgeleverde voorzieningen (bijv. rolstoelen, scootmobielen, tilliften). Hierbij wordt gekeken of de geleverde voorziening bruikbaar en doelmatig is en tevens in overeenstemming met hetgeen gefactureerd is. De ervaring bij zorgverzekeraars leert ons dat de kosten, verbonden aan materiële- en kwaliteitscontroles, dubbel en dwars worden terugverdiend.
Ombudsfunctie
Gemeenten kunnen cliënten die klachten hebben over een voorziening direct doorverwijzen naar het NTAC. De adviseur kan indien nodig actie ondernemen naar betreffende cliënt en/of leverancier om de klacht over kwaliteit, pasvorm dan wel levertijd van een hulpmiddel te bespreken. De ondernomen stappen worden hierbij geregistreerd en kenbaar gemaakt aan de gemeente. Op deze wijze worden leveranciers geobserveerd op het gebied van kwaliteit, pasvorm en levertijd. Daarnaast is het een vorm van kwaliteitsbewaking voor de cliënten van uw gemeenten.

Procesbeheersing bij de verstrekking van hulpmiddelen

Algemeen
Vanuit de wettelijke kaders van de Wmo moet een gemeente de regie voeren, partijen bij elkaar brengen, zorgen dat afspraken worden nagekomen en doelstellingen worden gehaald. Dit geldt uiteraard ook bij de verstrekking van hulpmiddelen. Hierbij is een goede procesbeheersing essentieel. De combinatie van uitgebreide kennis bij de medewerkers en een op de hulpmiddelenmarkt toegesneden automatiseringssysteem, maakt het voor het NTAC mogelijk om de gemeenten op dit gebied optimaal te ondersteunen.
Automatisering
Voor een goed automatiseringssysteem geldt dat deze het 'verstrekkingenproces’ koppelt aan geldstromen. Het NTAC heeft een automatiseringssysteem dat volledig is toegesneden op de beheersing van die processen. Vanuit dit systeem, NTRAC, is 24 uur per dag en zeven dagen per week managementinformatie in allerlei gewenste varianten oproepbaar. Hierdoor kunnen gemeenten feitelijk (bij)sturen in hun verstrekkingsproces. Dit is gekoppeld aan een controlemechanisme op het niveau van individuele levering m.b.t offertes, orders, serviceafspraken en facturering. Deze controles worden uitgevoerd door ervaren ergotherapeuten en technisch adviseurs.
Beschrijving procesbeheersing

• Nadat een gemeente, zelfstandig of in samenwerking met een indicatieorgaan, de verstrekking heeft toegewezen worden de gegevens aan het NTAC doorgegeven. De gemeente geeft aan of de offerte van de leverancier direct naar het NTAC kan worden gestuurd of dat deze via haar naar het NTAC gaat. Het NTAC voert vervolgens deze gegevens in het systeem en geeft na controle de leverancier akkoord voor levering. De leverancier stuurt na levering de factuur naar het NTAC, welke na controle, ingevoerd wordt in het systeem. Periodiek (bijv. maandelijks) stuurt het NTAC een volledig gecontroleerde betalingslijst naar de gemeente. De afgeronde documenten en/of digitale dossiers worden direct meegestuurd met de betalingslijst of worden gedurende een afgesproken periode bewaard waarna ze worden geretourneerd aan de gemeente. Uiteraard kunnen via het systeem ook huur, full-service en aanpassingen worden verwerkt.
• Na de levering(en) kan het NTAC middels materiële- en kwaliteitscontroles voor de gemeente de juistheid en de kwaliteit van deze leveringen bewaken. Tevens kan het NTAC namens de gemeente zorgdragen voor de "bewaking" van het hulpmiddelendepot middels periodieke controles.
• Ook is het mogelijk het gehele traject bij het NTAC te leggen, waarbij ook de beoordeling van de aanvragen door onze ergotherapeuten en technisch adviseurs gedaan kan worden.
• Doorlopend wordt de managementinformatie in het systeem aangepast waardoor de gemeente via de site van het NTAC, middels een gebruikersnaam en wachtwoord, 24 uur per dag de meest actuele informatie betreffende bedragen, aantallen, doorlooptijden en rapportages etc. kan ophalen.